Hiện nay hầu như tất cả các tổng đài PBX đều hỗ trợ tính năng hội nghị với tối đa 5 điểm đồng thời (tùy loại tổng đài). Tuy nhiên tính năng này gần như có ít người biết đến vì sự bất tiện cũng như khó khăn trong sử dụng nó. Mỗi loại PBX có một cách hội nghị khác nhau, điện thoại dành cho tiếp tân có cách hội nghị khác điện thoại thường, và để hội nghị, chỉ có một cách là người sử dụng phải lần lượt gọi cho tất cả các thành viên tham gia. Điều này dẫn đến sự phiền phức khi thực hiện hội nghị vì không phải lúc nào các thành viên cũng rảnh máy. Cách tốt hơn là để cho các thành viên tự gọi đến hội nghị. Chức năng đó gọi là VCTEL-meet-me conference mà không phải tổng đài nào cũng hỗ trợ.
Ở đây xin giới thiệu một thiết bị VCTEL-meet-me conference có chức năng tạo nhóm hội nghị lên đến 32 điểm hội nghị thông qua mạng PSTN. Đó là hệ thống VCTEL CONFERENCE bao gồm các sản phẩm của hãng MultiSuns xuất xứ tại Taiwan và Polycom có thể kết nối đến 8 line PSTN, Ext của PBX, hoặc kết nối với cổng FXS của các thiết bị Voip và cho phép sử dụng độc lập hoặc tích hợp với PBX có sẵn.
GIẢI PHÁP THOẠI HỘI NGHỊ ĐA ĐIỂM
I. Yêu cầu chung:
- Thiết lập hệ thống voice conference đa điểm thông qua mạng PSTN và hệ thống voip.
- Là hệ thống thoại hội nghị tự động (mọi người tự tham giam nhóm họp không cần người thiết lập nhóm họp) và thụ động (phải có người thiết lập nhóm họp)
- Tham gia nhóm họp tự động hoặc qua password đăng nhập vào nhóm họp
II. Giải pháp đề xuất
1. Mô hình giải pháp
Trong phương án này, ta sẽ sử dụng VCTEL CONFERENCE làm thiết bị điều khiển đa điểm để thực hiện hội nghị thông qua mạng PSTN. Các điểm thực hiện hội nghị bằng thiết bị của Polycom hoặc qua thiết bị đầu cuối tương tự.
Ta có thể áp dụng mô hình chung cho giải pháp phổ biến dưới đây:
2. Mô tả giải pháp
Ở đây ta sử dụng VCTEL CONFERENCE để điều khiển hội nghị đa điểm, với khả năng điều khiển lên đến từ 3 đến 16 điểm thoại qua mạng PSTN hoặc hệ thống voip thông qua đầu cuối VoIP gateway.
Các điểm chi nhánh có thể tham gia vào hội nghị dễ dàng bằng cách gọi đến thiết bị VCTEL CONFERENCE hoặc chủ tọa tại điểm trung tâm có thể gọi đến các điểm thành viên.
VCTEL CONFERENCE có thể kết nối trực tiếp vào các line điện thoại từ nhà cung cấp (VNPT, Viettel…) hoặc kết nối vào các ext của tổng đài nội bộ có sẵn.
Trong trường hợp sử dụng với tổng đài nội bộ có sẵn, có thể cho operator nhận các cuộc gọi đến, ghi lại, sau đó chuyển máy đến VCTEL CONFERENCE để quản lý thành viên tham gia. Khi một điểm được kết nối tới VCTEL CONFERENCE, có thể phải nhập mật mã mới vào được hội nghị.
3. Ưu điểm của hệ thống.
Đơn giản trong quá trình họp, mọi người tự động tham gia nhóm họp hoặc có người điều khiển nhóm họp thiết lập phòng họp
Chủ động trong quá trình tham gia họp
Có thể tham gia nhóm họp từ bất kỳ đâu
Có thể ghi âm nội dung lại toàn bộ nhóm họp
Khả năng mở rộng phòng họp linh hoạt từ 3 đến 16 điểm họp đồng thời