Nhận và gửi fax có nhu cầu rất lớn nhưng lại khá tốn kém về nhiều mặt. Xin hỏi có giải pháp fax nào đem lại sự thuận tiện linh hoạt, dễ dàng trong quản lý, tiết kiệm được chi phí và đặc biệt áp dụng đồng bộ hiệu quả cho nhiều chi nhánh cùng lúc.
1. Đặt vấn đề:
- Nhu cầu nhận và gửi fax là rất lớn và chưa thể thay thế trong hàng chục năm nữa. Theo phương pháp truyền thống, bản fax trước khi gửi đi sẽ được in ra. Bản fax bên nhận sẽ là một bản “copy” tương tự. Nhược điểm của phương pháp này là:
- Tốn giấy, tốn mực, tốn điện, tốn tiền duy tu bảo trì bảo dưỡng và nâng cấp trang thiết bị
- Không linh hoạt vì phải làm rất thủ công
- Khó quản lý vì các cấp quản lý khó kiểm soát theo dõi
- Chi phí cao vì mất nhiều thời gian và công sức lao động do số fax bận, công đi lại, thời gian chờ đợi,…
- Không tự động điều khiển và các chế độ cài đặt linh hoạt khác như tự động hẹn giờ gửi, gửi nhiều bản một lúc,…
- Khó lưu trữ và quản lý bản fax cũ mới theo ngày giờ tháng năm dung lượng,…
- Không có khả năng phân quyền trong quản lý và sử dụng tra cứu dữ liệu fax tập trung
- Không có khả năng chia sẻ cơ sở dữ liệu fax tự động
- Không có khả năng sử dụng số hostfax một cách tập trung cho nhiều chi nhánh
- Không có khả năng ứng dụng phương pháp fax cho việc truyền thông quảng bá hàng loạt
- Không có khả năng phối kết hợp với các giải pháp công nghệ thông tin, công nghệ viễn thông khác để đưa ra các giải pháp phù hợp cao cho các trường hợp cụ thể khác nhau
- Không có khả năng giảm được chi phí quảng cáo do phải truyền thông quảng cáo cho nhiều số fax của nhiều chi nhánh đồng thời trên cùng một công cụ truyền thông quảng cáo
- Bản fax chất lượng kém, hay xảy ra các hiện tượng vật lý như kẹt giấy, kẹt mực,…
2. Đề xuất giải pháp
Là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các giải pháp thông tin liên lạc tổng thể dành cho doanh nghiệp, Công ty điện thoại Vân Chung đưa ra giải pháp như sau:
Ứng dụng công nghệ thông tin (mạng lan, máy tính, phần mềm, phần cứng) kết hợp với các đường truyền dẫn viễn thông truyền thống đưa ra giải pháp FAX2Lan Server/Clients cho phép hệ thống gửi và nhận FAX hoàn toàn tự động. Một server được cài đặt trên 1 máy tính tương ứng với 1 số FAX, cho phép nhiều máy tính cùng lúc truy cập vào theo phân cấp quyền sử dụng.
Giải pháp này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp lớn như Ngân hàng, chứng khoán, doanh nghiệp tập đoàn nhiều chi nhánh,…vì mức độ linh hoạt trong sử dụng, quản lý dữ liệu tập trung và giảm thiểu chi phí nếu sử dụng trong một thời gian dài.
Bên cạnh đó cũng phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ từ một đến hai đường fax do mong muốn chỉ cần đầu tư ít mà vẫn linh hoạt trong sử dụng và tiết kiệm chi phí.
3. Lợi ích đem lại:
- Người sử dụng dễ dàng gửi các bản FAX đơn giản như việc đặt lệnh in, các bản FAX sẽ tự động được sắp xếp theo thứ tự thời gian khởi tạo để gửi đi mà không phải đứng đợi tới lượt hay phải xác nhận việc gửi nhận FAX thành công.
- Trạng thái các bản FAX gửi đi rõ ràng, cho biết được bản FAX nào đã được gửi đi hoặc không.
- Việc nhận các bản FAX đến hoàn toàn tự động như việc nhận 1 email. Các bản FAX đến/đi sẽ mặc định được sắp xếp theo thứ tự thời gian, và có thể lọc tự động theo tháng/ năm để lưu trữ lại cho công tác tra cứu sau này.
- Nếu các FAX server được kết nối mạng với nhau, thì các máy tính Cients FAX sẽ dễ dàng truy cập qua lại các FAX server đó, mà không cần phải photo làm nhiều bản FAX để gửi đi giữa các chi nhánh như cách nhận FAX cổ điển trước đây.
- Số Line Fax : 4 đường line
- Số người sử dụng đồng thời: 15 User
- Gửi/nhận Fax ở bất kỳ địa điểm nào nếu có mạng Internet thông qua web base hoặc Email.
- Super G3 fax cho phép gửi/nhận fax với tốc độ truyền 33.6Kbps, hiệu suất cao hơn gấp đôi tốc độ fax thông thường V.17/14.4K. Tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí để truyền fax . Để có được những lợi ích của Super G3, bạn phải giao tiếp với một máy Super Fax G3 hoặc thiết bị tương thích.
- Cắt giảm chi phí sử dụng vật tư in ấn giấy,mực fax cũng như thời gian đến 90% so với máy fax thông thường. Đồng thời có thể lưu được bản fax trong thời gian dài trên thiết bị lưu trữ mà không cần lưu trên giấy tờ.
- Gửi một nội dung Fax đồng thời đến nhiều người mà không phải gửi nhiều lần.
- Chia sẽ các bản fax thông qua mạng Lan hoặc Internet một cách tiện lợi giúp tiết kiệm thời gian và chi phí để cung cấp fax.
- Các bản fax được đưa vào hàng đợi để fax tự động lần lượt và có thể cài đặt thời gian gửi fax đi theo lịch.